Panduan E-MoM (Elektronik Minutes of Meeting) Notulis

Login

1. Buka web satu.telkomuniversity.ac.id, klik Hubungkan Microsoft 365 lalu masukkan username dan password SSO.

2. Setelah berhasil login, pada bagian Aplikasi pilih E-MoM.

Pembuatan Notulen

1. Pilih Pembuatan Notulen

2. Isikan info rapat sesuai yang akan berlangsung.

3. Pilih Notulis dan Pemeriksa. Untuk Notulis akan otomatis terisi sesuai dengan user, untuk Pemeriksa isikan dengan pemeriksa pada rapat yang sedang berlangsung.

4. Pilih Peserta undangan rapat yang sesuai.

5. Isikan Konten Notulen sesuai dengan pembahasan rapat yang berlangsung. Klik icon pesawat untuk menyimpan notulensi.

Setelah disimpan, notulensi bisa diedit kembali atau pun dihapus.

6. Konten pembahasan merupakan lanjutan dari agenda, sehingga agendanya harus dipilih terlebih dahulu. Isi pembahasan dalam text editor yang tersedia, lalu tentukan aksesibilitasnya (publik atau privat). Jika ingin melampirkan gambar dapat drag&drop ke kolom lampiran ataupun memlalui browse dan pilih gambar yang akan dilampirkan.

7. Konten tindak lanjut merupakan lanjutan dari pembahasan, sehingga pembahasan harus dipilih terlebih dahulu. Isi tindak lanjut dan tetapkan klausul RTM yang sesuai.

Untuk mensetting RTM, klik setting RTM, sesuaikan notulen dengan klasifikasi RTM lalu klik setiing RTM.

8. Konten luaran bersifat opsional dan diisi setelah tindak lanjut jika ada. Luaran ini mencakup target waktu eksekusi serta penjelasan, dengan terlebih dahulu memilih konten tindak lanjut terkait.

9. PIC adalah pelaksana luaran yang dapat berasal dari pejabat struktural, pegawai non-struktural, atau kelompok peserta sesuai data undangan rapat.

Draf Notulen

a. Filtering Draf Notulen

1. Klik tombol titik 3 di sebelah kanan, lalu klik expand

2. Isi filter yang sesuai, lalu klik filter

b. Mengubah Data Notulen

1. Klik icon ubah yang berwarna kuning.

2. Ubah notulen yang ingin diubah.

3. Jika sudah, simpan kembali notulen dengan klik edit dan lanjutkan.

c. Mengubah Data Konten

1. Klik icon ubah yang berwarna biru.

2.Setelah itu akan masuk ke halaman konten notulen.

3. Pada pojok kanan bawah terdapat opsi ajukan notulen ke pemeriksa dengan klik preview notulen atau kembali ke halaman inisiasi.

d. Menghapus Draf Notulen

1. Pilih notulensi yang ingin dihapus, lalu klik icon tempat sampah.

e. Mengirim Notulen ke Pemeriksa

1. Klik icon kirim pada notulen yang ingin dikirim.

2. Klik Saya telah memeriksa keseluruhan isi konten, lalu klik submit.

f. Mengedit dan Submit Inisiasi Dan Konten Notulen Setelah Diberi Revisi Oleh Pemeriksa

1. Klik tombol preview notulen.

2. Setelah masuk akan terdapat catatan revisi dari pemeriksa.

3. Kembali ke draf notulen lalu ubah data sesuai permintaan pemeriksa, klik aksi edit konten/inisiasi.

4. Klik Kembali tombol [preview notulen] untuk sumbut revisi.

5. Klik Konten sudah diubah sesuai permintaan pemeriksa dan siap diajukan kembali, lalu klik Submit revisi notulen

g. Menampilkan Progress Status Notulis Di Tabel Draf Notulen

2. Klik aksi status pada kolom status untuk menampilkan progress status.

2. Setelah akan muncul pop-up seperti pada gambar.

3. Setelah notulen sudah selesai diperiksa akan mendapat pemberitahuan melalui WhatsApp.

h. Menampilkan Detil Notulen

1. Klik icon tanda seru.

2. Akan muncul detil notulen sebagai berikut.

i. Menampilkan Log Pemeriksa

1. Klik icon log pemeriksa.

2. Setelah itu, akan muncul pop-up informasi.

Pemantauan Luaran

Open -> PIC belum submit luara.
On progress -> PIC sedang mengerjakan tugas dan dalam proses submit report laporan
Close -> Pimpinan rapat menyetujui laporan